Bei der Bestellung von Werbeartikeln stoßen Sie früher oder später auf das Konzept der Mindestmenge. Manchmal ist sie niedrig, manchmal überraschend hoch. Und oft fragt man sich: Macht es Sinn, mehr zu bestellen als ich eigentlich brauche? Die Antwort lautet: Es kommt darauf an – und in diesem Artikel erklären wir genau, wovon.

Warum gibt es Mindestmengen überhaupt?

Mindestmengen sind keine willkürliche Entscheidung des Lieferanten. Sie entstehen aus der Logik der Produktion selbst. Bei der Herstellung von Werbeartikeln gibt es fixe Kosten, die unabhängig davon anfallen, ob Sie 50 oder 500 Stück bestellen: die Vorbereitung der Maschinen, das Einrichten des Drucks oder der Stickerei, die Erstellung von Druckplatten oder Schablonen.

Diese Fixkosten werden auf alle produzierten Stücke aufgeteilt. Bei einer kleinen Menge sind sie pro Stück sehr hoch – deshalb ist die Produktion von 10 Stück oft unwirtschaftlich oder schlicht nicht möglich. Die Mindestmenge stellt sicher, dass die Produktion zumindest die Grundkosten deckt.

Wann lohnt es sich, mehr zu bestellen?

Es gibt klare Situationen, in denen es wirtschaftlich sinnvoll ist, über die Mindestmenge hinaus zu bestellen:

1. Wenn der Stückpreis deutlich sinkt

Bei den meisten Werbeartikeln gilt: Je mehr Sie bestellen, desto günstiger wird jedes einzelne Stück. Der Unterschied zwischen 100 und 300 Stück kann 30–50 % beim Stückpreis ausmachen. Wenn Sie wissen, dass Sie die zusätzlichen Stücke innerhalb von 6–12 Monaten verwenden werden, ist die höhere Menge oft die bessere Investition.

2. Wenn die Einrichtungskosten hoch sind

Bei Produkten mit aufwändigem Setup – zum Beispiel Stickerei, Siebdruck oder Prägung – machen die Einrichtungskosten einen erheblichen Teil des Gesamtpreises aus. Eine größere Menge verteilt diese Kosten auf mehr Stücke und senkt den effektiven Preis pro Einheit deutlich.

3. Wenn Sie einen wiederkehrenden Bedarf haben

Wenn Sie wissen, dass Sie dieselben Artikel in 3–6 Monaten wieder benötigen werden, kann eine Vorbestellung sinnvoll sein. Sie vermeiden eine zweite Einrichtungsgebühr und sichern sich zudem den aktuellen Preis – was bei steigenden Materialkosten wichtig sein kann.

4. Wenn Artikel zeitkritisch sind

Werbeartikel für eine Messe, ein Event oder die Weihnachtssaison müssen pünktlich da sein. Ein Puffer an Lagerbestand gibt Ihnen Sicherheit und eliminiert das Risiko, in Lieferengpässe zu geraten.

Wann sollten Sie nicht mehr bestellen als nötig?

Natürlich gibt es auch Situationen, in denen eine größere Menge keine gute Idee ist:

• Wenn das Design sich bald ändern wird – ein neues Logo, eine neue Kampagne oder ein Rebranding macht überschüssige Lagerware unbrauchbar.
• Wenn Sie keinen Lagerplatz haben – Werbeartikel müssen irgendwo gelagert werden, und das kostet Platz und manchmal auch Geld.
• Wenn der Artikel sehr spezifisch ist – Artikel für ein einmaliges Event oder eine bestimmte Kampagne lassen sich danach meist nicht mehr sinnvoll verwenden.
• Wenn Sie den Bedarf nicht einschätzen können – bei neuen Produkten oder neuen Zielgruppen ist es besser, mit einer kleineren Menge zu testen.

Wie finden Sie die optimale Menge?

Die optimale Bestellmenge liegt dort, wo sich Stückpreis, Lagerkosten und Verwendbarkeit die Waage halten. Eine einfache Formel: Überlegen Sie, wie viele Stück Sie realistisch in 12 Monaten verbrauchen werden. Schauen Sie sich die Preisstaffelungen an. Wenn der Sprung zur nächsten Staffel weniger als 20–30 % mehr kostet, aber den Stückpreis deutlich senkt, lohnt sich die höhere Menge meist.

Ein guter Lieferant hilft Ihnen bei dieser Entscheidung. Er kennt seine Produkte und kann einschätzen, ab welcher Menge eine Bestellung wirklich wirtschaftlich wird – ohne Sie zu einer übertriebenen Menge zu drängen.

Fazit

Mindestmengen sind kein Hindernis, sondern ein Teil der Produktionslogik. Die Frage ist nicht, ob Sie die Mindestmenge erfüllen, sondern ob es sinnvoll ist, darüber hinaus zu gehen. Mit einem klaren Blick auf Bedarf, Lagerkapazität und Preisstaffelungen können Sie eine Entscheidung treffen, die langfristig wirtschaftlich ist – und die Qualität Ihrer Werbeartikel dabei nicht kompromittiert.